Datenschutzerklärung des Buddhistischen Zentrums Freiburg.
DATENSCHUTZRECHTLICHE UNTERRICHTUNG (Stand 25.5.2018)
VERANTWORTLICHE FÜR DATENSCHUTZ:
Anschrift und Fon für alle: Stadtstr. 7, D-79104 Freiburg; 0761-290 87 35-4
Mitgliederverwaltung:
Ronja Andrea Petruschke, Mitglieder@Buddhistisches-Zentrum-Freiburg.de
eMail-Verteiler:
Thomas Mayer, Rundmail@Buddhistisches-Zentrum-Freiburg.de
Homepage und Forum:
Hartmut Link, Website@Buddhistisches-Zentrum-Freiburg.de
Bibliothek, Facebook und Notfallteam:
Dr. Michael Kalff, Notfall@Buddhistisches-Zentrum-Freiburg.de
Bibliothek@Buddhistisches-Zentrum-Freiburg.de
Vermietung:
Christa Winterhalder, Vermietung@Buddhistisches-Zentrum-Freiburg.de
Lamas:
Annika Rodefeld, Lamas@Buddhistisches-Zentrum-Freiburg.de
Anmeldungen:
Peer Villwock, Anmeldung@Buddhistisches-Zentrum-Freiburg.de
ZWECKE UND BERECHTIGTE INTERESSEN DER VERARBEITUNG, BETROFFENE PERSONEN, ERHOBENE DATEN, WEITERGABE, TRANSFER, DAUER, LÖSCHUNG.
Mitgliederverwaltung:
Zum Zweck der Verwaltung des Vereins (Einladung zu Mitgliederversammlungen, Übernahme von Ehrenämtern, Erhebung und Quittierung der Beiträge, Information über die Vereinsaktivitäten) wird bei Eintritt in den Verein Vorname und Name, Adresse, Telefon und eMail sowie das Eintrittsdatum und die Beitragshöhe erhoben, sowie gezahlte Beiträge gebucht. Die personenbezogenen Daten zum Eintritt werden auf einem Papierbogen erhoben, im Buddhistischen Zentrum Freiburg verschlossen aufbewahrt. Die Daten werden von der Verantwortlichen in eine passwortgeschützte Tabellendatei übertragen, die auf Blaucloud.de (blaucloud.de. c/o Urospace GmbH, Rosenauer Str. 100, D-96450 Coburg) gespeichert und regelmäßig auf einen im Buddhistischen Zentrum Freiburg verschlossen aufbewahrten Datenträger gesichert wird. Eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung mit externen Dritten gemäß Art. 28 DSGVO liegt vor.
Die Verantwortliche teilt dem Vorstand und dem Verantwortlichen „eMail-Verteiler“ die Eigenschaft der Mitgliedschaft mit Namen und eMail-Adresse mit, damit die Mitglieder zu Veranstaltungen und Versammlungen eingeladen werden können bzw. über die Vereinsaktivitäten informiert werden können. Eine Verpflichtung der Vorstände auf Vertraulichkeit liegt vor.
Die Buchung der gezahlten Beiträge wird in einer Buchhaltungs-Datei und auf Papierbelegen (Kontoauszüge, Aufstellungen) dokumentiert und sind nur dem für Finanzthemen zuständigen Vorstandsmitglied und der von ihm beauftragten Buchhaltungskraft zugänglich (Verpflichtungen auf Vertraulichkeit liegen vor), bei steuerlicher Prüfung auch dem Finanzamt.
Die Daten werden sonst niemand Drittem offengelegt und nicht an Drittländer weiter gegeben.
Die Daten werden nach Abschluss des Geschäftsjahres gelöscht, in den das Mitglied austritt oder stirbt. Papierbelege und Buchungsdateien für steuerliche Zwecke werden entsprechend der gesetzlichen Fristen im Buddhistischen Zentrum Freiburg verschlossen aufbewahrt.
eMail-Verteiler:
Für die Information / Einladungen zu den Veranstaltungen und Aktivitäten vom / im Buddhistischen Zentrum Freiburg werden Vorname und Name, eMail-Adresse, durch eigenen Eintrag der Person in einen von zwei Verteilern erhoben.
Beim Eintrag in den Verteiler „Kagyü“ stimmt die Person zu, regelmäßig per Mail über Aktivitäten des Buddhistischen Zentrums Freiburg e.V. und anderer Kagyü-Institutionen unterrichtet zu werden.
Beim Eintrag in den Verteiler „Kagyü und Fremdveranstaltungen Stadtstraße“ stimmt die Person zu, regelmäßig per Mail über Aktivitäten des Buddhistischen Zentrums Freiburg e.V., anderer Kagyü-Institutionen und von Fremdveranstaltungen in der Stadtstraße 7 unterrichtet zu werden.
Jede Person kann ihre Eintragung durch Mitteilung an den Verantwortlichen jederzeit ändern oder löschen.
Die Mitgliedschaft im Verein Buddhistisches Zentrum Freiburg e.V. und der Wohnort wird zusätzlich gespeichert, um Mails möglichst nur an den Adressatenkreis zu senden, der dafür in Frage kommt (z.B. werden bestimmte Mitteilungen nur an Mitglieder, Einladungen für ein gemeinsames Essen nur an Personen in der näheren Umgebung gesandt).
Der eMail-Versand erfolgt über die Firma Mailjet („Société par actions simplifiée“), 13-13bis, rue de l’Aubrac – 75012 Paris, womit dieser Firma eMail-Adressen, Verteilerlisten, eMail-Betreffzeilen und eMail-Inhalte zugänglich werden; eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung mit externen Dritten gem. Art.28 DSGVO liegt vor. Die Firma hat ihren Sitz in Frankreich und verarbeitet/speichert alle Daten innerhalb der EU, so dass der Geltungsbereich der europäischen Datenschutzverordnung nicht verlassen wird: https://www.mailjet.de/privacy-policy
Die Daten werden sonst niemand Drittem offengelegt oder weiter gegeben.
Homepage:
Beim Besuch der Homepage des Buddhistischen Zentrums Freiburg werden keine personenbezogenen Daten vom Buddhistischen Zentrum Freiburg erhoben. Unser Hostinganbieter (dogado GmbH, Saarlandstr 25, 44139 Dortmund) erhebt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO Daten über jeden Zugriff auf den Server, auf dem sich dieser Dienst befindet (sogenannte Serverlogfiles). Zu den Zugriffsdaten gehören Name der abgerufenen Webseite, Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp nebst Version, das Betriebssystem des Nutzers, Referrer URL (die zuvor besuchte Seite), IP-Adresse und der anfragende Provider. Logfile-Informationen werden aus Sicherheitsgründen (z.B. zur Aufklärung von Missbrauchs- oder Betrugshandlungen) für die Dauer von maximal 7 Tagen gespeichert und danach gelöscht. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen. Näheres ist beim Hoster zur erfahren: dogado GmbH, Saarlandstr 25, 44139 Dortmund, 0231 2866200, www.dogado.de/ datenschutz. Sowie https://kb.dogado.de/artikel/fragen-zum-datenschutz-und-dsgvo/. Eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung mit externen Dritten gemäß Art. 28 DSGVO liegt vor.
Facebook:
Bei Besuch und Nutzung der Facebook-Seite des Buddhistischen Zentrums Freiburg werden keine personenbezogenen Daten vom Buddhistischen Zentrum Freiburg erhoben. Welche personenbezogenen Daten Facebook bei Besuch und Nutzung der Seite erhebt, kann hier nachgelesen werden: https://www.facebook.com/about/privacy/update oder bei Facebook Ireland Ltd.
4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2 Ireland.
Bibliothek:
Damit Bücher der Bibliothek ausgeliehen werden können, müssen Entleiher Mitglied der Bibliothek werden. Dazu werden Vorname und Name, Adresse, Telefon (i.d.R. mobil) und eMail-Adresse für die Dauer der Mitgliedschaft erfasst, sowie das Datum der Einzahlung der Kaution. Für Buchungszwecke wird auch das Austrittsdatum erfasst mit Rückzahlung der Kaution bis zum Abschluss des jeweiligen Geschäftsjahres. Die Daten ausgetretener Mitglieder werden mit Abschluss des jeweiligen Geschäftsjahres gelöscht. Für die Buchausleihe werden in der Bibliotheksdatenbank Vor- und Zuname des Entleihers, entliehene Bücher, Entleihdatum und Rückgabefrist für die Dauer der Ausleihe gespeichert. Die Daten werden niemand Drittem offengelegt, nicht an Auftragsverarbeiter oder in Drittländer weiter gegeben. Papierbelege für die steuerliche Dokumentation werden laut gesetzlicher Frist im Buddhistischen Zentrum Freiburg verschlossen aufbewahrt.
Notfallteam:
Damit Personen/Angehörigen im Notfall (z.B. schwere Erkrankung, Unfall, Tod) spiritueller und freundschaftlicher Beistand von Seiten des Buddhistischen Zentrums Freiburg geleistet werden kann, stellt das Notfallteam eine „Notfallkarte“ bereit, mit der eine Person über den Wunsch nach Beistand durch das Buddhistische Zentrum Freiburg informiert. Das Notfallteam speichert eine elektronische Version der Notfallkarte im Notfallkartenverzeichnis unter Namen und (wg. möglicher Doppelungen) Geburtsjahr der Person. Die Person verfügt über elektronische und ausgedruckte Versionen der Notfallkarte in eigener Verantwortlichkeit (Versand/Übergabe an Angehörige, Freunde, Mitführen im Geldbeutel).
Erhoben werden für den Zweck des Beistands in Notfällen: Vornamen, Namen, Adresse, Telefon und auf Wunsch eMail-Adresse der Person; die Angabe der zu verständigenden Lamas; Name und Kontaktdaten wichtiger Angehöriger/Freunde, die zu verständigen sind (und mit denen ggf. Absprachen z.B. über Abschiedsfeier o.ä. zu treffen sind); sowie die Angabe ob Phowa-Praxis im Sterbefall gewünscht wird. Die angegebenen Angehörigen werden vom Notfallteam des Buddhistischen Zentrums Freiburg darüber informiert, dass sie als Angehörige mit ihren Kontaktdaten auf der jeweiligen Notfallkarte gespeichert sind und können dieser Speicherung widersprechen, die Daten werden dann gelöscht.
Die Notfallkarte jeder Person mit den genannten Daten bleibt so lange im Notfallkartenverzeichnis gespeichert, bis die Person das Notfallteam per eMail, Anruf, schriftlicher oder mündlicher Erklärung zur Löschung der Notfallkarte aus dem Verzeichnis auffordert, oder nach dem Tod der Person nach Abschluss des damit verbundenen Beistands.
Das Notfallkartenverzeichnis wird auf Blaucloud.de (blaucloud.de. c/o Urospace GmbH, Rosenauer Str. 100, D-96450 Coburg) abgelegt, eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung mit externen Dritten gemäß Art. 28 DSGVO liegt vor. Die Daten werden nicht in ein Drittland transferiert. Die Daten werden vom Notfallteam niemand Drittem zugänglich gemacht.
Vermietung:
Um mit dem Buddhistischen Zentrum Freiburg gültige Mietverträge abschließen zu können,
stellen die Mieter folgende Daten zur Verfügung: Vorname, Nachname (geborene), Geburtsdatum, bisheriger Wohnort, Bankverbindung, Beginn und Frist der Mietvertrags. Nach Beendigung des Mietverhältnisses werden die Daten nach der letzten Nebenkostenabrechnung mit Abschluss des jeweiligen Geschäftsjahres gelöscht, Papierbelege zum Zwecke der steuerlichen Dokumentation werden entsprechend der gesetzlichen Fristen aufbewahrt.
Die Mieterdateien werden auf Blaucloud.de abgelegt (blaucloud.de. c/o Urospace GmbH, Rosenauer Str. 100, D-96450 Coburg), eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung mit externen Dritten gem. Art.28 DSGVO liegt vor. Die Daten werden sonst niemand Drittem offengelegt, und nicht in Drittländer weitergegeben.
Lamas:
Die eMail-Adressen und Telefonnummern der mit dem Buddhistischen Zentrum Freiburg e.V. kooperierenden buddhistischen Lehrer („Lamas“) werden zum Zweck der terminlichen, inhaltlichen und sonstigen organisatorische Absprachen und zur Notfallbetreuung gespeichert. Die Daten werden in einem passwortgeschützten Dokument in der Blaucloud (blaucloud.de. c/o Urospace GmbH, Rosenauer Str. 100, D-96450 Coburg) abgelegt und im Rahmen regelmäßiger Backups der Blaucloudverzeichnisse gesichert. Die Daten werden gelöscht, wenn der Lama die Kooperation mit dem Buddhistischen Zentrum Freiburg beendet oder stirbt.
Die Lamas geben auf ihrer Honorar-Rechnung oder –Quittung ihre Postanschrift an für steuerliche Zwecke. Diese Daten werden im Rahmen des Jahresabschlusses/ der Steuererklärung dem Finanzamt zugänglich gemacht, aber vom Buddhistischen Zentrum Freiburg nicht elektronisch erfasst und nur im Rahmen der gesetzlichen steuerlichen Dokumentationspflichten als Papierbelege aufbewahrt und danach vernichtet. Die Daten werden sonst niemand Drittem offengelegt, und nicht in Drittländer weitergegeben.
Anmeldung :
Bei Anmeldung werden die eMail-Adressen der Kursteilnehmer zum Zweck eventueller organisatorische Absprachen und der Mitteilung eventueller terminlichen Änderungen bzw. eventuellen Kursabsage gespeichert. Bei Kursanmeldung werden Vorname, Name, eMail-Adresse in einer passwortgeschützten Tabellendatei in der Blaucloud abgelegt (blaucloud.de. c/o Urospace GmbH, Rosenauer Str. 100, D-96450 Coburg) abgelegt, um den Teilnehmern Informationen zum Kurs (z.B. Zeiten, Änderungen, Vorbereitungen) mitzuteilen. Zugriff auf die Tabelle der Angemeldeten haben nur die Verantwortliche und der jeweilige Kursorganisator (Verpflichtung auf Vertraulichkeit liegt vor). Die Datei wird gelöscht, wenn der Kurs vorbei ist. Die Daten werden sonst niemand Drittem offengelegt, und nicht in Drittländer weitergegeben.
RECHTSGRUNDLAGEN
für die Erhebung personenbezogener Daten sind die Satzung des Buddhistischen Zentrums Freiburg und Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO (Mitglieder); die Satzung und Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO (Interessenten im eMail-Verteiler; Notfallkarten; Lama-Kontaktdaten, Kursanmeldungen, Bibliothek); der jeweilige Mietvertrag und Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO (Mieter).
RECHT AUF AUSKUNFT, BERICHTIGUNG, ÜBERTRAGBARKEIT, LÖSCHUNG, EINSCHRÄNKUNG DER VERARBEITUNG PERONENBEZOGENER DATEN.
Jede Person, deren Daten beim Buddhistischen Zentrum Freiburg e.V. gespeichert sind, hat das Recht, in Schriftform vom für die Datei Verantwortlichen unverzüglich, mindestens aber innerhalb eines Monats (in Sonderfällen unter Nennung der Gründe innerhalb von drei Monaten) Auskunft, Berichtigung, Löschung, Übertragbarkeit, Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, solange keine anderen Rechte dagegen stehen. Ggf. kann die Person dann Leistungen des Buddhistischen Zentrums Freiburg e.V. oder die Mitgliedschaft dann nicht mehr wahrnehmen.
RECHT AUF WIDERRUF DER EINWILLIGUNG
Wer sich in einen eMail-Verteiler des Buddhistischen Zentrums Freiburg eingetragen hat und damit der regelmäßigen Information über Aktivitäten des Buddhistischen Zentrums Freiburg und anderer Kagyü Institutionen bzw. zusätzlich der regelm äßigen Information über Fremdveranstaltungen in der Stadtstraße 7 zugestimmt hat, kann diese Einwilligung durch Mitteilung an den Verantwortlichen jederzeit ändern (Änderung des Verteilers) oder widerrufen (Löschung des Eintrags in den Verteiler).
RECHT AUF BESCHWERDE
Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Dr. Stefan Brink Postfach 10 29 32,70025 Stuttgart;
bzw. Königstraße 10a; 70173 Stuttgart; Telefon: 07 11/61 55 41-0; Telefax: 07 11/61 55 41-15; eMail: poststelle@lfdi.bwl.de; Homepage: http://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de